Codes comptables des Acheteurs : si votre nouvelle codification diffère de l'ancienne, établissez un fichier de correspondance entre anciens et nouveaux codes et transmettez-le à votre factor pour intégration dans ses systèmes, plusieurs jours avant la première cession émise depuis le nouvel ERP. Votre factor peut vous fournir un modèle à compléter : renseignez-vous auprès de lui sur le format attendu.

Traçabilité des Créances : reprenez à l'identique les numéros de pièce, dates de facture et dates d'échéance des factures et avoirs, en conservant strictement le même format. S'il ne vous est pas possible de reproduire le même numéro de pièce pour les OD et les règlements non lettrés, prévenez votre factor. Si les champs standards de votre ERP diffèrent, conservez ces informations (par exemple dans un champ libre) afin de préserver la référence de pièce connue de votre factor.

Historique des « À Nouveaux » : dans les processus de migration de certains ERP, la date de pièce devient la date d'intégration ou de migration. Dans le cadre d'un programme d'affacturage, le nouvel ERP doit impérativement permettre de retrouver la date, le numéro et le type de la pièce d'origine, a minima pour toutes les pièces encore ouvertes dans le grand livre du factor.

Journaux : profitez de cette migration pour mettre en place des journaux distincts pour les ventes, les encaissements factor, les encaissements clients «directs» et les OD, si ce n'est pas déjà le cas.

Fichiers à préparer : extrayez de votre nouvel ERP les fichiers décrits dans les prérequis. Ces extractions doivent provenir de l'environnement de production de l'ERP.

Recette et validation : une fois ces données intégrées, une phase de validation est menée par les équipes d'Afakto, en lien avec les services techniques de votre factor, afin de contrôler et valider l'exhaustivité du grand livre.