Un fichier créances n'est pas une liste de modifications. Afakto le lit comme une photographie complète des créances ouvertes de chaque société qu'il contient.
Comment Afakto traite le fichier
Pour chaque société présente dans le fichier (identifiée par COMPANY_CODE) :
Les créances du fichier qui existent déjà dans Afakto sont mises à jour.
Les créances du fichier qui n'existent pas encore sont créées.
Les créances qui existent dans Afakto mais sont absentes du fichier voient leur solde remis à zéro. Elles sont alors considérées comme soldées.
Les sociétés absentes du fichier ne sont pas modifiées.
Conséquences pour votre extraction
Incluez toutes les créances ouvertes de chaque société : factures, avoirs, règlements non lettrés et opérations diverses. Pas seulement les nouvelles pièces ou celles modifiées.
Ne répartissez pas les pièces ouvertes d'une même société sur plusieurs fichiers. Le second fichier solderait les pièces envoyées dans le premier.
Vous pouvez envoyer un fichier par société, ou un fichier global couvrant plusieurs sociétés. Voir Fichiers multi-sociétés et multi-devises.
Exemple
Afakto contient trois factures ouvertes pour la société ACME01 : INV-001, INV-002 et INV-003. Le fichier suivant pour ACME01 ne contient que INV-002 et INV-003. Après traitement, INV-001 a un solde de 0, et INV-002 et INV-003 sont mises à jour avec les soldes du fichier.
Les fichiers acheteurs fonctionnent différemment
Un fichier acheteurs peut contenir uniquement les nouveaux acheteurs ou la liste complète. Les acheteurs absents du fichier ne sont pas modifiés.