Le journal client est le troisième fichier requis pour une intégration ERP, avec les fichiers acheteurs et créances. Il liste toutes les créances lettrées.
Ce fichier est facultatif : il peut être fourni plus tard, voire pas du tout si votre ERP ne gère pas les codes de lettrage ou si vous choisissez de ne pas les utiliser.
Comprendre le lettrage et les codes de lettrage
Il est essentiel de bien comprendre les notions de rapprochement comptable. Voici ce que recouvrent le lettrage et les codes de lettrage :
Qu'est-ce que le lettrage (ou l'imputation) ?
Le lettrage est l'opération comptable qui consiste à rapprocher les pièces débitrices ouvertes (factures, notes de débit) des pièces créditrices correspondantes (règlements, avoirs, escomptes) pour un même client (acheteur). Des pièces lettrées sont des pièces soldées, c'est-à-dire rapprochées les unes des autres dans le grand livre.Qu'est-ce qu'un code de lettrage (ou code de rapprochement) ?
Un code de lettrage est un identifiant unique, ou clé de rapprochement, généré par l'ERP lorsque des pièces sont lettrées ensemble. Toutes les écritures au débit et au crédit appartenant à un même groupe de lettrage partagent exactement le même code.
Objectif
Dans le fichier journal client, la colonne CLEARING_CODE permet à notre système de retracer la façon dont les factures ont été réglées ou compensées, de regrouper les écritures liées et de vérifier automatiquement que les comptes sont équilibrés.
Le fichier doit permettre de distinguer clairement les règlements reçus sur le compte bancaire du factor des règlements directs reçus sur tout autre compte. Renseignez la colonne JOURNAL avec le code journal (ou le compte de contrepartie des journaux de banque).
Cette information est indispensable pour utiliser nos outils de réconciliation, car elle permet d'expliquer les différences entre les règlements du factor et le montant total des pièces lettrées entre deux cessions.
Ce qu'il faut inclure
Toutes les pièces lettrées au cours des 30 ou 60 derniers jours, en fonction de la date de lettrage lorsqu'elle est disponible. Si aucune date de lettrage n'est disponible, nous recommandons d'inclure au moins l'exercice en cours et l'exercice précédent (au cas où vous devriez lettrer d'anciennes créances).
Toutes les pièces concernées par un lettrage : factures, avoirs, règlements et opérations diverses.
Les pièces partiellement lettrées.
Colonnes spécifiques au Journal client
Le journal client utilise les mêmes colonnes de base que le fichier créances (société, acheteur, type de pièce, numéro, dates, devise, montant). Les colonnes suivantes lui sont spécifiques.
JOURNAL (obligatoire)
Le code du journal comptable dans lequel la pièce est enregistrée, par exemple un journal de ventes ou un journal de banque. Afakto l'utilise pour identifier les règlements reçus sur le compte bancaire dédié au factor. Si vos codes journaux ne le permettent pas, vous pouvez utiliser le compte de contrepartie à la place.
CLEARING_CODE (obligatoire)
Le code de lettrage unique qui relie une ou plusieurs factures aux règlements, avoirs ou autres pièces qui les ont soldées. Toutes les pièces lettrées ensemble partagent le même code.
Vérifier l'exhaustivité du fichier : exemples
Pour vérifier qu'un lettrage est complet, le montant total des pièces d'un même acheteur portant le même code de lettrage doit être égal à zéro (sauf en cas de lettrage partiel).
ITEM_TYPE | ITEM_NUMBER | AMOUNT | CLEARING_CODE | JOURNAL |
INVOICE | INV-2023-003 | 3 000 | AATDD | 701001 |
PAYMENT | CHK-2023-010 | -3 000 | AATDD | 512100 |
| Solde | 0 | ✅ |
|
INVOICE | INV-2023-005 | 800 | 478965 | SALES |
CREDIT_NOTE | CN-2022-085 | -800 | 478965 | SALES |
| Solde | 0 | ✅ |
|
INVOICE | INV-2023-018 | 1 200 | 14500012 | VTE |
INVOICE | INV-2023-019 | 1 200 | 14500012 | VTE |
OTHER | ADJ-2023-65 | -80 | 14500012 | OD |
PAYMENT | WIR-2023-901 | -600 | 14500012 | BQ1 |
| Solde | 1 720 | ❌ |
|
1er exemple :
La facture INV-2023-003 (3 000,00 EUR) est réglée par le règlement CHK-2023-010. Les deux lignes portent le code de lettrage AATDD et le solde est de 0. Le règlement est enregistré dans le journal DK avec le compte de contrepartie 512100, qui identifie le compte bancaire sur lequel les fonds ont été reçus.
2e exemple :
L'avoir CN-2022-085 (-800 EUR) solde la facture INV-2023-005 (800 EUR). Les deux lignes partagent le code de lettrage 478965.
3e exemple :
La somme est de +1 720 au lieu de 0,00. Le solde n'étant pas nul, le fichier est peut-être incomplet, ce qui signifie que l'analyse ne peut pas être fiable à 100%.